BillBot.AI – קליטת חשבוניות אוטומטית מבוססת בינה מלאכותית ללא צורך באימון
העידן הדיגיטלי הביא עמו שינוי משמעותי בניהול מסמכים פיננסיים בארגונים רבים, במיוחד כאשר מדובר בכמויות גדולות של חשבוניות ספקים, תעודות משלוח והזמנות.
עם המעבר לחשבוניות PDF,ארגונים רבים צמצמו את השימוש בנייר והפכו את הארכוב הדיגיטלי לנגיש וקל יותר. אולם, הצעד הדיגיטלי החדש לא פתר את האתגרים בתהליך קליטת הנתונים למערכות הארגוניות, במיוחד לאור השונות הקיימת בין חשבונית לחשבונית: מקורית, סרוקה, נתונים שונים, פורמטים מגוונים ועוד.
האתגרים הללו הציבו את הצורך בפתרונות טכנולוגיים חכמים וחדשניים, שביניהם בלטו טכנולוגיות כמו זיהוי תווים אופטי OCR המיועדות לחלץ טקסט ממסמכים סרוקים. עם הזמן, נוסף לפתרונות אלה גם אלמנט של בינה מלאכותית ולמידת מכונה (AI/ML) כדי להבין את הקונטקסט של המסמך ולייעל את חילוץ הנתונים. אך למרות ההתקדמות, הדיוק בתהליך החילוץ נשאר מאתגר מאוד כאשר מדובר במסמכים פיננסיים מורכבים. מסמכים אלו כוללים מבנים טבלאיים, פרוסים על מספר עמודים, ומשלבים מספר שפות ומספרים. במקרים אלו הצלחת כלי ה OCR לחלץ את כל המידע היתה במקרים רבים מוגבלת. מבחינת המשתמש, מסמך שלא חולץ בשלמות עד הפסיק האחרון הוא מסמך שיצטרך לעבור עיבוד ידני.
הוספת יכולת בינה מלאכותית חייבה עד היום אימון של הבינה מלאכותית. האימון הוא תהליך שנקרא תיוג (Labeling) ומבוצע לכל מבנה חשבונית של כל ספק באופן שיאפשר לבינה המלאכותית “להכיר” את מבנה החשבוניות של כל ספק קיים ובהמשך של כל ספק עתידי.
כתוצאה מכך הפתרונות המוצעים עד היום מורכבים, יקרים, מחייבים תחזוקה מתמדת של אימון במקרים של הוספת חשבוניות או שינוי בחשבוניות קיימות ולבסוף מספקים תוצאות חלקיות כשחשבוניות שלא עברו עדיין אימון לא מטופלות היטב .
כך למשל, אם יש בארגון 1,000 ספקים שונים, יש לאמן את הבינה המלאכותית עבור כל ספק ולתייג מראש היכן מופיעים השדות השונים לחילוץ.
אימון כזה אורך בין 2-4 שעות, עולה כסף ויוצר תלות של הארגון בספק המערכת.
פתרון חדשני מבית גליל סופטוור – BillBot.AI
גליל סופטוור זיהתה את הבעיה ופיתחה את שירות הBillBot.AI .שירות זה משתמש בטכנולוגיות מתקדמות של עיבוד תמונה, בינה מלאכותית ולמידת מכונה ומאפשר קליטה אוטומטית ומדויקת של נתונים מכל חשבונית – בין אם מדובר בקובץ PDF סרוק או מקורי. השירות פועל בצורה אוטומטית, ללא צורך באימון נוסף או תיוג ומספק פתרונות שמקטינות עלויות ושימוש בכוח אדם.
שירות הBillBot.AI הוא שירות ענני ואינו מצריך מהארגון דרישות קדם כגון שרת, עמדת מחשב, דפדפן ספציפי, התקנת תוכנות נוספות ועוד. מבחינת אבטחת מידע המערכת מאפשרת העלאת קבצי חשבוניות או כל מסמך אחר ועיבודם לצורך החזרת המידע. הנתונים אינם נשמרים במערכת, אלא רק מעובדים ומוחזרים בפורמט .JSON כמו כן המערכת תומכת בתקשורת HTTPS בלבד כדי להבטיח את הצפנת הנתונים. המערכת שומרת סטטיסטיקות בלבד לצורך חיוב.
יתרונות בולטים של הBillBot.AI
דיוק – BillBot.AI מאפשר אחוזי דיוק גבוהים ויכולת מתקדמת לזיהוי שגיאות.
מהירות –BillBot.AI מבצע חילוץ טקסט במהירות דיגיטלית לעומת הקלדה ידנית.
אוטמציה קצה לקצה ללא אימון –BillBot.AI מבצע טיפול בחשבוניות ללא מגע יד אדם וללא צורך באימון הבינה המלאכותית להכרת כל חשבונית של ספק.
הספק – BillBot.AI פועל 24/7 ובעל קיבולת גבוהה משמעותית מהקלדה ידנית .
עלויות – BillBot.AI מציע שירות בעלות נמוכה משמעותית מהקלדה ידנית.
מעקב ובקרה –BillBot.AI מאפשר להפיק דוחות שימוש ומידע סטטיסטי ללקוח.
סיפור לקוח – חסכון בעשרות שעות אדם
אחד מלקוחות גליל סופטוור, חברה בתחום הקמעונאות, לה עשרות סניפים בכל הארץ, מקבלת כ 15,000 חשבוניות ספקים מידי חודש, כל חשבונית מונה בממוצע כשני עמודים. בשל אופי החברה החשבוניות הללו עמוסות בפרטים שאת כולם יש להקליד לתוך מערכת ה ERP של הארגון. עד השימוש בפתרון BillBot.AI, הארגון נאלץ להעסיק עובדים שתפקידם הקלדת הנתונים ממערכת ה ERP הארגונית. הקלדה ידנית כזו לוקחת זמן, מביאה עמה טעויות אנוש, ועולה הרבה כסף.
לאחר המעבר לשירות ה BillBot.AI, הצליח הארגון ליעל את התהליך הידני. הנתונים שחולצו מהחשבניות ומתעודות המשלוח הוזנו אוטומטית למערכת הרלוונטית בדיוק של מעל 95%. השימוש ב BillBot.AI שיפר את יעילות התהליך באופן משמעותי, ללא מגע יד אדם, ללא טעויות ובמהירות דיגיטלית.
מגמות עתידיות בתחום
שוק תוכנות ה OCR והאוטומציה של תהליכים עסקיים נמצא במגמת צמיחה מתמדת. הביקוש הגובר לפתרונות אוטומציה בתחום עיבוד מסמכים משקף את הצורך ההולך וגדל של ארגונים בייעול תהליכים ובהפחתת עלויות. גליל סופטוור צופה כי יותר ויותר ארגונים יאמצו פתרונות כמו ה BillBot.AI כחלק מאסטרטגיית הדיגיטציה הכוללת שלהם.
בשל כך גליל סופטוור מפתחת עוד ועוד תוספים למערכות הארגוניות המגוונות הקיימות היום בשוק. השימוש בתוסף יקצר וייעל עוד יותר את הזנת הנתונים שחילץ ה BillBot.AI למערכת ה ERP של הארגון.
סיכום והמלצות למנהלים
עבור ארגונים המתמודדים עם מסמכים פיננסיים רבים ומגוונים, אימוץ פתרונות אוטומציה יכול להוביל לחיסכון משמעותי בזמן ובעלויות. עם זאת, חשוב לשקול את הגורמים הבאים:
הערכת צרכים –לבצע בחינה של היקף המסמכים והתהליכים הנוכחיים בארגון.
אינטגרציה –לוודא שתהיה תאימות עם מערכות ה-ERP והמערכות הפיננסיות הקיימות.
אבטחה ותאימות – לבדוק את אמצעי האבטחה ועמידה בתקנות הרלוונטיות.
הכשרת עובדים – לתכנן תהליך הטמעה והכשרה לצוות שיעבוד עם המערכת החדשה.
גליל סופטוור מזמינה ארגונים המעוניינים לייעל את תהליכי העבודה שלהם ולחסוך זמן וכסף ליצור קשר לקבלת מידע נוסף ולתיאום הדגמה של המערכת.
